SISTEM ADMINISTRASI GUGUSDEPAN
Administrasi
Gugusdepan adalah semua perencanaan,
kegiatan, dan tata cara tulis menulis dalam lingkungan Gugusdepan Gerakan
Pramuka yang dilakukan secara teratur dan terarah untuk mencapai suatu tujuan
dan tugas pokok Gugusdepan Gerakan Pramuka.
Ø Sistem penomoran surat pengurus dewan
01 / A / 21.19.10-073-10-074
/ MURAC / XII / 2013
A B C D E F G H I
Keterangan :
A : Nomor Surat
B : Kode Jenis Surat
C : Kode Kwartir Daerah Sulawesi Selatan
D : Kode Kwartir Cabang Makassar
E : (10 Kode Kwartir Ranting), Nomor
Gudep Putra
F : (10 Kode Kwartir Ranting), Nomor
Gudep Putri
G : Nama Kegiatan
H : Bulan Pembuatan Surat (ditulis dengan
angka romawi)
I : Tahun Pembuatan Surat
Ø Kode Jenis Surat :
Kode A : Surat
Biasa
Kode B : Surat Keuangan
Kode C : Surat
Rekomendasi, SK, Mandat, dan Sertifikat
Kode Ist : Surat Istimewa
Ø Sarana Surat Menyurat:
1.
Kertas yang digunakan F4
maksimal 70 gram
2.
Penggunaan kertas F4 di
atas 70 gram atau jenis lainnya, hanya terbatas untuk jenis naskah yang
mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu yang lama.
3.
Pengetikan sarana
administrasi menggunakan bentuk huruf :
a)
Times New Roman 12
b)
Spasi 1,5
4.
Kop Surat
a)
Kertas dengan kop surat
nama Gugusdepan hanya digunakan untuk surat yang ditandatangani oleh ketua
Gugusdepan yang bersangkutan atau pejabat lain yang ditunjuk oleh ketua
Gugusdepan.
b)
Kop Surat Gugusdepan
menggunakan lambang/logo Gerakan Pramuka yang diletakkan disudut kiri atas dan
lambang/logo WOSM yang dilakukan disudut kanan atas dilihat dari pandangan
pembaca, nama gugusdepan ditulis diantara dua lambang//logo tersebut.
c)
Perbandingan ukuran
lambang/logo dan huruf yang digunakan hendaknya serasi sesuai dengan ukuran
kertas.
d)
Nama gugusdepan
menggunakan jenis huruf arial black ukuran 18
e)
Alamat gugusdepan
menggunakan jenis huruf arial ukuran 11
f)
Antara kop surat dengan tempat
pembuatan dan tanggal pembuatan surat dan nomor surat dipisahkan oleh 2 garis.
Ø Susunan surat :
1.
Kepala
a)
Kop gugusdepan
b)
Tempat dan tanggal
pembuatan surat di sebelah kanan atas.
c)
Nomor, klasifikasi,
lampiran, dan perihal di sebelah kiri atas.
d)
Kepada (alamat yang
dituju).
2.
Isi
a)
Alinea pembuka
b)
Isi
c)
Alinea penutup
3.
Penutup
a)
Nama jabatan
b)
Tandatangan pejabat
c)
Nama lengkap
d)
Nomor Tanda Anggota
(NTA)
e)
Stempel Gugusdepan
(digunakan seesuai dengan keperluan)
4.
Tembusan memuat nama
jabatan penerima (bila diperlukan), ditulis dibawah penutup.
5.
Hal yang perlu
diperhatikan
a)
Kop surat hanya
digunakan pada halaman pertama
b)
Penandatanganan “atas
nama (a.n) hanya dilakukan sesuai dengan
pelimpahan wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, pejabat pemberi
wewenang diberi tembusan.
c)
Jika surat disertai
lampiran, pada kolom lampiran disebutkan jumlah helai
d)
Perihal, berisi pokok
surat sesingkat mungkin ditulis dengan huruf awal kapital tanpa diakhiri tanda
baca.
Ø Kesekretariatan
1.
Setiap hari Pengurus
wajib datang ke sanggar, minimal 1 orang pengurus sebagai perwakilan.
2.
Pengurus dan anggota
Wajib makan siang di sanggar, setiap hari.
3.
Selain dari pengurus
dewan, dilarang keras duduk di kursi pengurus demi keamanan berkas-berkas
racana.
4.
Jam kantor racana pukul
08.00-17.30 WITA Setiap hari kecuali hari libur tertentu.
5.
Semua anggota wajin
memilki Kartu tanda anggota.
6.
Semua barang (Inventaris
racana) apabila mau dipinjam, harus sepengetahuan koord. Perlengkapan lewat
kontrol langsung pengurus dewan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar